こんにちは。NY弁護士のリッキーです。
英語でビジネスレターやメールを書くとき、いくつかのシンプルなポイントをおさえておけば大きなミスを避けられるかもしれません。
フォーカスがずれる
読み手のフォーカスが、ビジネスレターで伝えたい内容からずれるようなことは避けましょう。
段落のはじめに背景などを書いて、メインポイントを真ん中や最後の方に入れ込むなどというのは一番避けたい書き方です。
できるだけ簡潔に伝えたいことを書きましょう。
複数のリクエストを入れる
一つのビジネスレターの中で複数のリクエストを入れると、内容が複雑になり読み手は集中して読まなくなります。
ですので、一つのビジネスレターではリクエスストは一つに絞ると良いでしょう。
もしそれが難しいようであれば、最初の段落に、リスト化したリクエストを入れ込むと良いです。
英文ビジネスレターでは箇条書きはとても有効な方法で、読み手によりクリアーなメッセージを伝えることができ、印象も良くなります。
不適切なスタイル
英文ビジネス文書は短いほうが好まれます。
可能な限り1ページに収まるようにしましょう。
一文はできるだけ短くが鉄則。あまり意味のない定型文も避けたほうがベター。
例えば、Enclosed please find…などです。代わりにHere are…などがおすすめ。
To whom it may concernという書き出しも、使わないほうがいいです。しっかりと、読み手の名前を入れてあげることですね。
また、時代遅れな、長々とした言い回しも避けましょう。
あとはもちろん、スラングのような書き方は避け、あくまでプロフェッショナルとして見られる文章を心がけることが大切です。
ケアレスミス
日本語でも同じように、英文ビジネス文書においても文法のケアレスミスはかなり印象を悪くします。
場合によっては信用をなくすこともあるので、気をつけて読み返すとか誰かにチェックしてもらうと良いでしょう。
書く内容がだらしないと、考え方までだらしないと思われてしまいますので。
情報を隠す
要点が複数あるときは、文の中でくっつけるのは避けましょう。
リスト化して視覚的に見やすくするのが鉄則です。
情報を省く
読み手が必要としている情報はすべて網羅するようにしましょう。
もし書いている文書が返答であれば、すべての質問に答えるように。
なにもかもすべて書く必要はありませんが、必要で関係するものは文書に入れましょう。
まとめ
僕も毎日、色んな国の人が書く英文文書を目にします。実は英語の上手さでもなく、その国ということでもなく、書く人のアウトプット力と言語化能力が問われていると思います。
ビジネスレターはコミュニケーションの一つでもあり、あとから誰に読まれても問題がないようにしたいものです。
