こんにちは。NY弁護士のリッキーです。
英語でビジネスレターやメールを書くとき、いくつかのシンプルな標準形式を知っていると一歩先を行くことができます。
例えば日本人がやりがちなのが、数字を全角で書くこと。「１２３４５」が全角、「12345」が通常の英語です。
必ず英語モードで書くようにすると良いでしょう。
英文ビジネス文書は、いくつかのパラグラフで成り立っています。パラグラフは、いくつかの文からなる文章の段落です。通常はパラグラフは、最低でもスリーセンテンスから、多すぎても読みにくので加減次第です。
日付
アメリカで使わている日付は、月/日/西暦の順番です。西暦は一番最後にきます。
例えば2019年6月1日ですと、June 1, 2019となります。これが一番正式で間違いがなく好まれる形式。
6/1/2018という数字だけでもよく書きますが、アメリカ以外の国では月と日の順番が逆になるので良くないのです。
例えば10/11/12と書くと、国によって読み方が全く変わってしまうということに。
日本人が読むと、2010年11月12日。アメリカ人が読むと2012年10月11日。
ヨーロッパやオーストラリアとか他のアジア圏の人が読むと2012年11月10日。なんと3つの異なる日付で解釈されてしまいます。
注意：日付の順番として西暦は一番最後。月と日は国によって異なる。
フォント
アメリカで標準で読みやすいとされているフォントは、CalibriやTimes New Romanです。
日本語設定でデフォルトになっているフォントを必要に応じて変更したほうが便利です。
タイトル
名前の前につける、M.D. (Doctor of Medicine: 医師)などの称号のことをタイトルと呼びます。
もし読み手がなにかの称号を持っている場合はフルネームの前にこれらを付けましょう。
件名
英文ビジネス文書に件名を入れることもあります。その場合、センタリングをして、Subject:やRe:のあとに件名を書きます。
Subject:のほうが簡潔な英語で好まれますが、Re:も短く一般的に理解されるものなので問題ありません。
書き出しと読み手の名前
一般的な書き出しとして、Dear Mr. Smithのように書き出せば問題ありません。
読み手が女性の場合は、Ms.を使います。もし読み手の性別がわからない場合は、Dear Sir or Madamでも大丈夫ですが、僕はあまりつかいません。
日本人がやりがちでとても良くないのが、To whom it may concernです。これを使うのは、移民局や国税局宛に手紙を書くときくらいですね。
MEMO：できるだけ相手の名前で。To whom it may concernはやめよう。
Weの使い方
文書が会社としてのものであれば、Weを使います。会社名を何度も書く必要はありません。
結び文句
一般的な結び文句は、英文ビジネス文書の内容によっていくつもあります。いちばん使えるのはSincerelyです。
Best wishesなどもちょっとフォーマルですが感じよく文書を終えることができます。
まとめ
このような標準形式はすぐに使えて多大な効果を生み出します。
世界中どこでも使えるツールとして、ぜひ活用してみてください。
