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シンプルなのにすぐ使える!英文ビジネスレター・メールの6つのコツ

こんにちは。NY弁護士のリッキーです。

英語でビジネスレターやメールを書くとき、いくつかのシンプルなポイントをおさえておけば大抵大丈夫です。

そのコツをいくつかご紹介

上達するにはとにかく書くことです。でもビジネス文書となると、失敗したくないのも事実です。

英文ビジネス文書のメインゴールを把握しましょう

ビジネス文書はコミュニケーションに尽きます。

読み手のことを考え、可能であれば読み手のことをよく知った上で書くととてもいいです。

内容はしっかりと明確にして、文書の目的を確実に果たすように心がけましょう。曖昧なことは書かないように。

日本語の文書では、時には曖昧にする表現が見受けられますが、これは英文ビジネス文書では混乱や誤解を招くことになってしまいます。

難しい単語を使う必要はなく、一文は簡潔に短くしたほうが読み手に好まれます。

どのような印象を相手に与えるか

実際に会ったことのない相手であればなおさら、英文ビジネス文書の内容、スタイルで印象が変わってきます。

例えば、気がきいた手紙や丁寧なメール、英語においては”you”を常に念頭におきましょう。

Thank you for…やYou might enjoy,,. など。

自分ことばかり、”I”を連発しないように。

欧米のビジネスは、プロフェッショナルな関係性を保つことが何よりも大切になります。

日本のように接待をしてだんだん仲良くなって商談をすすめるという文化はありませんので。

記録として残す

ビジネス文書はあとから記録として見返すときに重要になります。

このことからも、英文ビジネス文書はクリアーな内容でなければいけません。

手紙とは違ってメールだと、ついつい自分も相手も状況が理解できてる前提で言葉足らずの内容を送ってしまいがちです。

英文ビジネス文書はあとから記録として使うことが多々あり、場合によっては裁判の証拠資料になります。

これがアメリカのディスカバリーというプロセス。日本にもありますがアメリカのほうが進んでいます。

最後に重要なのは、一度送ったビジネス文書はより多数の人たちにあとから読まれる可能性が十分あることを認識することです。

メールは特に、特定の相手に送るつもりで書いたものでも、転送される可能性が常にあります。

むしろ転送されることを前提に書くようにしたほうが安全です。

文章の建付け方

読み手にフレンドリーに

英文ビジネス文書では必ず読み手にフレンドリーにしなければいけません。

フレンドリーと言っても、友達感覚という意味ではなく、相手の立場に立って読みやすいようにするということです。

具体的には、フォーマット、内容、言葉遣いはすべて明確にしましょう。また、ひと目で見て整っている状態に。

最初の言葉はしっかりと核心をつくようにして、何がいいたいのか読み手に苦労させるようではいけません。

あたかも読み手と会話をしているかのように、簡潔に書きましょう。このことを心がけるだけでだいぶ文章が変わってきます。

個性をどう出すか

英文ビジネス文書におけるトーン(語調)は、読み手に与える印象を大きく左右します。

固くなり過ぎず、読み手を一番に考えましょう。

ドライすぎると無愛想に思われてしまいますし、話し言葉で書いてしまうとプロフェッショナル感を欠いてしまいます。

理想はほどよくリラックスした、ぎこちなさがない語調です。これは練習と経験が必要ですが、だんだんと身についてくると思います。

プロフェッショナル感

プロフェッショナル感は忘れないようにして、たとてメールであっても形式はちゃんとしたものにしましょう。

あくまでビジネスの場で読まれることを念頭におき、誰に読まれても問題ないようにすると良いと思います。

欧米では結構クリアな文章が好まれる反面、あまり唐突すぎる内容は嫌われてしまうことも。

意外と繊細な内容も必要なのです。

いきなりダイレクトな文章もおすすめできません。やはり読み手を一番に考えて文章を構成すると良くなると思います。

まとめ

僕も普段から英文のメールを書いています。一番心がけていることは、読み手のこと。

ときには箇条書きにしたり、ちょっと冗談を入れてみたり。

円滑にコミュニケーションをするためにも、その時々に合わせて文章を書けると良いですね。

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